Smart Canvas – Google Workspacen päivitykset tukee hybridityöskentelyä

Googlen julkaisemat päivitykset koskevat satojen miljoonien ihmisten päivittäin käyttämiä Docs-, Sheets-, Slides- ja Meet -työkaluja. Niihin on lisätty älykkäitä ominaisuuksia, jotka nopeuttavat, tehostavat ja selkeyttävät etenkin paikasta riippumatonta työn tekemistä.

Tiedostojen jakamiseen ja yhteiskäyttöön liittyvien älykkäiden ominaisuuksien ansiosta perinteinen neukkarissa istuminen houkuttelee yhä vähemmän. Uudistukset lisäävät työskentelyn vuorovaikutteisuutta, säästävät aikaa ja mahdollistavat tiedostojen jakamisen helposti eri työkaluista.

1. Mainitse ihmisiä ja lisää tiedostoja Docsissa

Kun työskentelet Docsilla, voit jatkossa lisätä ja upottaa työstämääsi dokumenttiin mm. linkkejä, videoita, kuvia ja taulukoita, ja katsella niitä dokumentin päällä. Uuden ominaisuuden ansiosta aikaa vievä pomppiminen eri välilehtien ja työkalujen välillä vähenee merkittävästi.

2. Sivuton Docs

Koska tulostamisen tarve on nykyisin yleisesti ottaen hyvin pientä, dokumentteja ei tarvitse enää katkoa keinotekoisiin A-nelosiin. Uusi Docs on loputtomasti jatkuva, kaikille laitteille ja näytöille saumattomasti skaalautuva ohjelmisto. Jos haluat kuitenkin tulostaa, se onnistuu entiseen tapaan.

3. Emoji reaktiot Docsissa

Hymynaama, surunaama, kakkakikkare… Rakkaita emojeja on joka lähtöön ja tunnetilaan. Vaikka asiantuntijaviestinnässä emojeja ei (välttämättä) juurikaan käytetä, on niillä paikkansa yritysten ja tiimien sisäisessä viestinnässä. Kun työkaveria ei näe tai kuule, emojit viestivät hauskalla ja kepeällä tavalla tunteista ja työn tekemisen fiiliksestä. Niitä voi jatkossa lisätä myös Docsiin kommenttien tavoin.

4. Inklusiiviset kielisuositukset

Jatkossa Google ehdottaa automaattisesti korjauksia valtakielten, kuten englannin, ranskan tai saksankielen inklusiivisia ilmaisuja sisältäviin teksteihin. Suomen kieleen tämä ominaisuus on mahdollisesti tulossa myöhemmin. Inklusiivisen eli tasa-arvoinen ja sukupuolineutraali kielenkäyttö näkyy yleisesti esimerkiksi ammattinimikkeissä (palomies = pelastaja, puhemies = puheenjohtaja jne.)

5. Nopeammat palaverimuistiinpanot…

Palaverimuistioiden tekeminen on jatkossa entistäkin nopeampaa ja helpompaa, kun Google Docs poimii kalenterista automaattisesti dokumenttiin tapahtuman nimen, päivämäärän ja osallistujat. Tämäkin ominaisuus säästä ja tehostaa työaikaa, sillä muistiinpanojen tekemisen voi aloittaa heti, eikä vasta nimenhuudon jälkeen.

6. … ja tehtävät suoraan to do -listalle

Tämä ominaisuus liittyy vahvasti edelliseen. Muistion tekemistä seuraavat stepit eli to do -listan tekeminen ja seuranta helpottuvat jatkossa merkittävästi, kun palaverissa yhteisesti sovitut työt ja niiden deadlinet allakoituvat automaattisesti osallistujien Tasks-tehtävälistoille ja kalentereihin.

7. Google Docs kevyeen projektihallintaan

Docs taipuu jatkossa yhä paremmin myös kevyeen projektinhallintaan. Uusi Docs sisältää mm. näppärän taulukkotyökalun sekä äänestyselementin. Koska kaikki eivät ole aina yhtä aikaa samassa paikassa tai palaverissa, poissaolijat voivat ilmaista oman mielipiteensä äänestämällä. Muihin projektinhallintaohjelmistoihin verrattuna Googlen etu on se, että projektinhallintaominaisuudet rikastavat jo kaikilla käytössä olevaa Docs-työkalua eikä erillisille ohjelmille välttämättä ole tarvetta.

8. Liity Meet-kokoukseen suoraan Docsista, Sheetsistä tai Slidesista

Parhaillaan rullaavan päivityksen myötä, voit jakaa sisältöä Meetiin suoraan Docsista, Sheetsistä tai Slidesista hyppimättä eri välilehtien välillä. Syksyllä tulevan päivityksen myötä saat lisäksi Meetin videosyötteineen jakamasi Google-tiedoston rinnalle ja yhdessä työskentelystä tulee entistäkin helpompaa ja sujuvampaa.

9. Tekstitykset ja käännökset Google Meetissä

Google Meet tarjoaa jatkossa kokousten livetekstityksiä ja käännöksiä englannin kielestä espanjaksi, portugaliksi, ranskaksi ja saksaksi. Lisää kieliä on tulossa käännösvalikoimaan myöhemmin.

10. Google Sheetsin aikajana

Sheetsin uusi aikajananäkymä tekee tehtävien ja projektien hallinnasta helppoa ja nopeaa. Joustavan aikajanan avulla voit järjestää taulukon tiedot omistajan, luokan, kampanjan tai minkä tahansa haluamasi määreen mukaisesti. Uusi ominaisuus sopii erinomaisen hyvin esimerkiksi markkinointikampanjoiden, projektien, aikataulujen ja tiimityöskentelyn hallintaan. Sen ansiosta yritys ei välttämättä tarvitse enää muita ulkoisia projektinhallintaohjelmistoja kevyeen projektinhallintaan.

11. Lisää tukea laskentaan Google Sheetissä

Vaikka et olisi armoitettu taulukkolaskentaguru, voit selvitä Sheetsin avulla vaativistakin laskutoimituksista. Ohjelmiston sisäänrakennettu tekoäly neuvoo, auttaa ja ehdottaa erilaisia kaavioita taulukkolaskennan tueksi perustuen dataasi.

12. Luo ja muokkaa tiedostoja Google Chat -huoneissa

Kun seuraavan kerran saat kuningasidean Chatissa, voit aloittaa sen työstämisen kaverin tai koko tiimin kanssa vaikka samantien! Avaa Chatin rinnalle Sheet tai Docs, ja jatka ideointia. Lähiaikoina pääset hyödyntämään jutustelun lomassa myös Slidesia.