Googlen ja Microsoftin taistelu kiihtyy koko ajan ja kulminoituu Google Appseihin ja Office 365-pilvipalveluihin. Luonnollisesti olemme tutkineet 365:n ominaisuuksia ja saimmekin viimein käyttöömme Beta-tunnukset, joten yritän tässä postauksessa tehdä mahdollisimman objektiivisen vertailun näiden kahden palvelun välillä. En huomioi tässä kirjoituksessa sähköposticlientejä kuten Microsoft Outlookia, Thunderbirdia tms., sillä kumpikin palvelu integroituu täysin näiden ohjelmien kanssa.
Kirjautuminen ja aloitussivu
Google Appseihin ja Office 365-palveluihin kirjaudutaan samalla tavalla oman kirjautumissivun kautta, joiden suurimpana erona on Appsien vasemmassa laidassa oleva kirjautumispalikka verrattuna 365:n oikeassa palkissa olevaan.
Googlen palvelut kirjautuvat oletuksena suoraan Gmail-sähköpostiin, kun taas 365 kirjautuu erilliselle aloitussivulle. Tämä aloitussivu pitää sisällään suorat linkit sähköpostiin, kalenteriin, ryhmäsivustoihin ja dokumenttien luontiin. 365:n aloitussivu onkin toimiva ratkaisu ja selkeä kokonaisuus. Paras ominaisuus on oikeassa laidassa olevat ohjeistukset ja vinkit 365:n käyttöön.
Appseissa sen sijaan tällainen sivusto pitäisi rakentaa erikseen, esimerkiksi iGooglen avulla, johon saa toisaalta samat ominaisuudet ja lisäksi hieman enemmän “joustoa”. iGoogle onkin enemmän henkilökohtainen widgeteillä varustettu aloitussivu verrattuna 365:n geneeriseen linkkikokoelmaan.
Sähköposti
365 käyttää samaa vanhaa Outlookin näköistä selainversiota, mikä varmasti helpottaa ihmisten siirtymistä selainpohjaiseen sähköpostiin (mikäli on tottunut käyttämään Outlook-clienteja). Gmailin erilainen käyttäjäkokemus on taas toisaalta innovatiivisempi ja mukautuu paremmin käyttäjien tarpeisiin. Lisäksi ominaisuuksien puolesta Gmail on selvästi Outlookin internetversiota parempi. Toinen tykkää äidistä ja toinen tyttärestä… mikäli pitää vanhasta ja köyhästä niin 365 on turvallisempi, jos taas haluaa uutta ja joustavaa niin Gmail. Kummatkin palvelut sisältävät 25 Gt sähköpostitilaa /tili.
Kalenteri
Kalenterien suurin ero löytyy kalenterimerkintöjen luomisesta ja usean kalenterin käytöstä. Appseissa kalenteria klikkaamalla pystyy luomaan suoraan tapahtuman, kun taas 365:ssä kaksoisklikataan kalenteria joka avaa aina uuden ikkunan. Mukavaksi ominaisuudeksi huomasin myös 365:n kalenterimerkintöjen tekemisen, joka ei jostain syystä toiminut Chrome-selaimella (I wonder why…).
Lisäksi 365 näyttää eri kalenterit vierekkäin eikä päällekkäin, joka hieman tuhoaa monien kalenterien hyödyllisyyden. Tämän pystyy tosin kiertämään kalenterimerkintöjen kategorisoimisella, mutta se tarkoittaa samalla sitä, että jakamalla kalenterisi jaat kaikki kalenterimerkintäsi.
Kontaktit
365 näyttää yhteystiedot omasta mielestäni selkeämmin ja pidän erityisesti tavasta, jolla 365:n kontaktikäyttöliittymä on jaettu. Ongelmaksi muodostui taas toimivuus, en nimittäin saanut luotua ryhmiä millään selaimellani (Chrome, Firefox, Explorer 9). Betavaiheen bugeja…
Tehtävät
Appsien tehtävälistaus on kiinnitettynä Gmailin alapalkkiin ja/tai kalenterin oikeaan sivupalkkiin. Tehtävät on helppo luoda ja kiinnittää eri sähköposteihin. Mikäli haluaa kuitenkin käyttää kattavia asetusmahdollisuuksia, 365 tarjoaa tähän tarkoitukseen laajan paletin. Tätä kautta on mahdollsita merkitä tehtävän tila, prioriteetti, kokonaistyömäärät yms. Toisin sanoen Appsien ja 365:n tehtävälistaukset ovat hieman eri tarkoitukseen: 365:ssa on kattavat tehtäväkuvaukset ja ominaisuudet, kun taas Appseissa on nopea ja yksinkertainen tehtävälistaus.
Työryhmäsivusto, dokumenttien luominen ja hallinnointi
Appsit tarjoavat Google Docsin, joka on pelkästään dokumenttien hallintaan, luomiseen ja yhteistyöskentelyyn suunnattu palvelu. 365 ajaa saman asian hieman erilaisella käyttöliittymällä. 365 liittää dokumentit suoraan työryhmäsivustoon, jota kautta pystyy jakamaan dokumentteja. Google Docs sen sijaan luo tiedostot käyttäjien omaan kansiorakenteeseen, jonka jälkeen ne voidaan jakaa toisille käyttäjille.
Editorina 365 on todella paljon köyhempi verrattuna Google Docsiin ja suurin osa tiedostonluomisnapeista avaa uuden dokumentin käyttäjän koneelle. Tämä viittaisi siihen, että 365 luottaa Office-clienteihin ja pitää onlinetilaa pelkästään “välitilana” eikä dokumenttien luomiseen tarkoitettuna alustana. Lisäksi toisin kuin 365, Appsit tarjoavat valmiiksi ODT-, PDF-, RTF-, text-, Word- ja HTML-tallennusmuodot.
365:stä puuttuvat lisäksi scriptit, joiden avulla Gappsissa olemme tarjonneet asiakkaille kustannustehokkaita tapoja hoitaa pilvessä yksinkertaisia workflow-ratkaisuja. Lisäksi Google tarjoaa myös Cloud Print -ominaisuuden.
Dokumentit Offline-tilassa
365 tarjoaa asennettavan pluginin Office-työkaluista 365-pilveen, johon Google on vastannut omalla CloudConnect-pluginillaan. Kummatkin ajavat täysin saman asian ja suurin ero löytyykin laitteistovaatimuksista, joskaan en saanut Microsoftin pluginia toimimaan.
365 toimii tällä hetkellä vain Microsoft Officen 2010-versiolla (PC) ja Office 2008:lla ja 2011:llä (Mac). Tämä tarkoittaa, että mikäli haluaa offlinetyöskentelymahdollisuuden, koko organisaation Office-paketit on päivitettävä. CloudConnect toimii 2003-, 2007- ja 2010-versioilla (PC), mutta ei vielä tue Mac-käyttäjiä.
Nettisivujen tekeminen
Suoraan sanottuna 365-työryhmäsivustot ovat sekavat. Google on erottanut nämä kaksi Docseihin ja Sitesiin. Docsissa luodaan ja hallinnoidaan dokumentteja ja niitä voi liittää ja upottaa sivustoihin, joiden kautta luodaan ja hallinnoidaan webbisivuja.
365 sekoittaa nämä kaksi puolta kolmen osion kokonaisuudeksi: dokumentteja luodaan Sharepointin sisällä, jonka käyttöliittymä on todella hankala. Dokumentit kiinnittyvät näihin Sharepoint-sivuihin, joihin voi myös liittää kalentereita ja muita intranet-palikoita. WWW-sivustot ovat yksinkertaisen editorin ympärille rakennettu palikka, jossa luodaan valmiista templateista tai tyhjistä sivustoista yksinkertaisia nettisivuja. Näihin WWW-sivuihin ei pysty upottamaan kalentereita tai dokumentteja, eivätkä editorin kaikki napit toimineet vielä. Eli intra = Sharepoint, dokumentit = Sharepoint ja extranet = WWW-sivut (mikäli ymmärsin oikein tuosta sekamelskasta).
Tämä on varmasti taas tottumiskysymys, mutta tällä hetkellä en vertaisi Docsia + Sitesiä sekä 365:n työryhmäsivustoja toisiinsa. Appsit ovat kehittyneempi ja käytettävämpi ratkaisu, kun taas 365:ssa on potentiaalia, mutta toteutus on todella sekava verrattuna Appseihin. Mikäli olet kuitenkin käyttänyt Sharepointtia todella paljon, voivat ryhmäsivustot onnistua pienen tappelun jälkeen. Sanoisin kuitenkin, että 365:n ryhmäsivustot ovat pelkästään admineille ja heavy-usereille suunnattu kokonaisuus ja tavallisen talliaisen on todella raskasta alkaa opetella näitä.
Pikaviestimet
Googlen tuotevalikoimassa on Google Talk, joka on mahdollista asentaa myös clientiksi Windows-koneisiin, sekä esimerkiksi iChat-ohjelmaan. Chatti mahdollistaa videopuhelut yhden ihmisen kanssa kerrallaan, mutta ei kokousten pitämistä. Lisäksi Talk on yhdistettynä Gmaliliin, jossa uusi keskustelu aukeaa facebookmaisesti alakulmaan mikäli et halua käyttää clientohjelmia.
Suurin ero näiden kahden välillä on kokousmahdollisuus, eli 365:n Lync -clientillä voi puhua videopuhelua monen eri osallistujan kanssa samaan aikaan, sekä jakaa työpöydän tai whiteboardin. Tämä on ominaisuus, joka on tulossa myös Appseihin.
Hinnasto
Office 365:n hinnoittelu on edelleen hieman hämärän peitossa. Se koostuu kuitenkin kolmesta eri käyttäjäkunnille suunnatuista hinnottelumahdollisuuksista; P-, K- ja E-hinnotteluista. P-hinnoittelu on tarkoitettu pienille yrityksille, joilla on alle 25 käyttäjää. Tällöin hintaa kertyy ~4€/kk/käyttäjä.
K-hinnasto on käyttäjille, joilla ei ole omaa päätelaitetta ja jotka tarvitsevat vain 500 Mt sähköpostitilaa. Hinnat ovat joko ~2,7€/kk/käyttäjä ilman Office Web Appseja tai ~6,7€/kk/käyttäjä näiden kanssa. E-hinnastoista (yli 25 käyttäjää) lähimpänä Google Appseja on ~10,8€/kk/käyttäjä maksava vaihtoehto sekä tätä edullisempi 6,7€/kk/käyttäjä maksava kokonaisuus.
Google Appsit maksavat aina 3,33€/kk/käyttäjä ja kaikki ominaisuudet ovat käyttäjien saatavilla. Administraattorit voivat halutessaan rajoittaa käytettävissä olevien toimintojen määrää. Toisaalta mahdollisuus valita eri hintojen välillä voi olla kivaa, mutta joka tapauksessa Appsit ovat edullisempia kuin Microsoftin vastaavat palvelut.
Yhteenveto
Office 365 on edelleen betavaiheessa. Sen todistavat mm. napit jotka eivät tee mitään, viisi kertaa testauksen aikana kaatunut Web Apps sekä yhteistyöskentelytilojen hankala käyttöliittymä. Tämän lisäksi, mikäli yrityksessäsi on enemmän kuin 25 käyttäjää ja haluat samat ominaisuudet kuin Appseissa, joudut maksamaan palvelusta kolminkertaisen hinnan. Office 365:n kovasti mainostetut offline-ominaisuudetkin ovat aivan samat kuin Google Appseissa.
En kuitenkaan halua mollata Office 365:sta. Se on tuttu ja turvallinen ihmisille, jotka haluavat käyttää tietyn näköisiä ohjelmia. Kun 365 poistuu betavaiheesta ja kerää käyttäjäkokemuksia suurelta yleisöltä vuoden päivät niin uskon, että se pystyy kilpailemaan toiminnallisuuksillaan ja käyttäjäkokemuksellaan Appsien kanssa.
Todellisuus on kuitenkin se, että Google on kehittänyt Appsejaan kauemmin; toisaalta Microsoftilla on perässähiihtäjän etu. Jos siis haluaa odottaa vielä 1,5 – 2 vuotta ennen kuin siirtyy pilvipalveluihin niin silloin nämä kaksi palvelua saattavat olla samalla viivalla.
Ja terveiset Microsoftille: kun siirrätte BPOSsin 365-ympäristöksi, niin ottakaa se perkeleen TNEF-asetus pois päältä ja siirtykää samalle vuosituhannelle muiden palveluntarjoajien kanssa.
