huhtikuu 26th, 2013 by Elina
On arvioitu, että keskimääräinen työntekijä käyttää sähköpostien lukemiseen ja niihin vastaamiseen yli neljäsosan työajastaan. Niin hyvä työkalu kuin sähköposti onkin, raskaat viestiketjut, liitetiedostojen edestakaisin lähettely ja parin rivin kysymykset kuormittavat sitä tarpeettomasti. Monen asian voisi hoitaa nopeammin ja helpommin. Juuri tämä oli toivomuksena Itä-Suomen yliopiston ylioppilaskunnassa ISYY:ssä.
huhtikuu 23rd, 2013 by Elina
Chrome for Business -selaimen tuoreet päivitykset tekevät siitä yhä tehokkaamman selaimen nimenomaan yrityskäytössä. Uudistusten myötä oganisaation pääkäyttäjä voi valita, mitkä sovellukset ja lisäosat löytyvät käyttäjien selaimesta esiasennettuna.
huhtikuu 18th, 2013 by Elina
Käyttöliittymäsuunnittelulle omistautunut Idean on luonut parempia käyttäjäkokemuksia jo yli 12 vuoden ajan. Yrityksen 60 työntekijää ovat jakautuneet kolmeen kaupunkiin kahdella eri mantereella – toimistot löytyvät Helsingistä, Tampereelta ja Kalifornian Palo Altosta. Kun servereiden uusimisen aika koitti, toimipisteiden väliset etäisyydet edellyttivät etäkäytön ehdotonta toimivuutta. Read the rest of this entry »
maaliskuu 6th, 2013 by Elina
Mobiililaitteista – älypuhelimista ja tableteista – on tullut nopeasti arkea kotona ja toimistossa. Gartnerin tutkimuksen mukaan verkossa työskentely mobiililaitteella ohittaa perinteisen tietokoneella tehtävän surffailun vuonna 2013. Muutos vaatii yrityksiltä viimeistään nyt mobiilistrategian laatimista. Seuraavan viiden kohdan kautta pääset hyvin vauhtiin.
helmikuu 21st, 2013 by Elina
Tekninen asiantuntija Janne Väätäinen työskentelee osana Gappsin teknistä tiimiä. Käytännössä hän on siis mukana käyttöönottoprojektien suunnittelussa, määrittelyissä ja toteutuksissa. Tämän jälkeen tiimi palvelee asiakkaita käyttötuen muodossa. Vaikka Janne vaihtoi tietotekniikan opintonsa mediatekniikkaan, graafinen suunnittelu ja verkkosivujen kehitysprojektit ovat muuttuneet enemmän harrastukseksi. Hänen työtehtävänsä ovat olleet aina kesätöistä alkaen it-painotteisia. Read the rest of this entry »
tammikuu 24th, 2013 by Vesa Sironen
Suomen Hanselia vastaava Kammarkollegietin hankintakeskus on pilvipalvelukilpailutuksessa päätynyt valitsemaan Google Appsin ja Zimbran. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että kaikki neljä valittua toimittajaa keskittyvät sähköpostissa, kalenteripalveluissa ja tiedostonhallinnassa joko Google Apps -tuoteperheeseen tai Zimbran vastaaviin ratkaisuihin.
Huomionarvoista on myös se, että perinteisesti Google Appsin kilpailijana pidetty Microsoftin Office 365 -järjestelmä jää pilvipalvelupuitesopimuksen ulkopuolelle. Odotamme mielenkiinnolla, mitä tuleman pitää – Ruotsi lienee lähivuosina Pohjoismaiden vahva Google Apps -maa (Suomen lisäksi 
)
Gratuleringar till våra svenska kolleger!
Lähteet:
tammikuu 22nd, 2013 by Vilja
Sähköpostikatastrofi on lähellä, jos mailit eivät kulje. Varsinkin tilanteen pitkittyessä ovat hyvät neuvot kalliit. Toimiva väliaikainen ratkaisu helpottaa painetta ja antaa lisäaikaa löytää ongelman syyt.
Viime viikon loppupuolella Alma Media -konsernissa oli niin sanotusti tilanne päällä: torstai-iltapäivänä alkaneet ongelmat pysäyttivät sähköpostiliikenteen lähes kahdeksi työpäiväksi. Esimerkiksi Kauppalehti tiedotti siirtyneensä varayhteytenä kuluttajapuolen Gmailiin, kun tilanne ei perjantaiaamun aikana ollut vielä ratkennut.
Nettisivut ja sosiaalinen media olivat keskeisessä roolissa, kun sekä työntekijöitä että yleisöä informoitiin tilanteen edistymisestä. Onneksi ongelma saatiin selvitettyä ennen viikonloppua: jokainen tunti ilman ratkaisua oli varmasti raskas tietohallinnolle, sekä vaikea yksittäisille työntekijöille.
Tämä ei ole ensimmäinen kerta, kun isonkin konsernin järjestelmät muistuttavat meitä siitä, miten bisneskriittinen työkalu sähköpostijärjestelmä onkaan. Yksikään yritys ei varmasti toivoisi vastaavaa ongelmaa omalle kohdalleen; voi olla katastrofaalista, että tulevat tarjouspyynnöt, kiireiset yhteydenotot ja tärkeät viestit eivät tule perille vaan katoavat. Juuri tästä syystä Googlen käyttöaikatakuu (99,9%) on yksi keskeisimpiä asioita, jotka tuovat asiakkaillemme varmuutta valitsemaansa järjestelmään.
Mediassa käsitellyt Alma Median ongelmat herättivät Gappsin asiantuntijoiden keskuudessa keskustelua siitä, miten vastaavassa tilanteessa voisi toimia. Keskustelun päätteeksi arvioitiin, että varayhteyden luominen pilvipalvelun kautta onnistuisi noin seitsemässä tunnissa.
Keskeistä on, että nopeiden toimenpiteiden jälkeen:
1. sähköpostiliikenne kulkee turvallisesti oikeisiin osoitteisiin
2. henkilöstöllä on käytössä samat etunimi.sukunimi@yritys.fi –osoitteet kuin normaalistikin
3. sähköposti toimii myös mobiililaitteissa (erityisen tärkeää liikkuville ja etätyöntekijöille)
Case: Pikakäyttöönotto
Oletetaan, että yrityksessä X on käytössä omat neljä vuotta vanhat Exchange-palvelimet ja sekalainen laitekanta. Eräänä aamuna klo 10.00 tapahtuu jotain: palvelimet kaatuvat ja sähköpostiliikenne pysähtyy. Syytä ongelmaan ei tiedetä, mutta jotain pitäisi tehdä.
Klo 10.10: Tilanne kartoitetaan ja päätetään ryhtyä toimenpiteisiin sähköpostiliikenteen ohjaamiseksi vaihtoehtoiseen järjestelmään.
Klo 11.00: Yrityksen domain varmistetaan ja sähköpostipalvelu aktivoidaan yrityksen käyttöön.
Klo 12.00: Käyttäjät luodaan yrityksestä toimitetun listan perusteella. Myös mahdolliset postitusryhmät luodaan tässä yhteydessä.
Klo 13.00: Kun sähköpostitilit ovat olemassa, dual delivery asetetaan pilvipalvelun kautta omille palvelimille.
Klo 14.00: Sähköpostit ohjataan pilvipalveluun.
Klo 15.00: Käyttäjille toimitetaan uudet salasanat tekstiviestinä. Tässä vaiheessa ihmiset pääsevät kirjautumaan sähköpostiinsa ja akuutti tilanne on ohi. Vapaaehtoinen käyttökoulutus pidetään joko paikan päällä tai webinaarina, jos henkilöstöä on useissa toimipisteissä.
Klo 16.00: Koulutuksen yhteydessä käydään läpi myös se, miten sähköpostin saa synkronoitumaan eri päätelaitteisiin.
Klo 17.00: Yrityksen sähköpostiliikenne kulkee pilvipalveluun sekä yrityksen omaan järjestelmään, kun se on taas pystyssä.
Yllä oleva tilanne on hypoteettinen, mutta täysin mahdollinen. Lähtökohtaisesti kiireellä tehdyt käyttöönotot eivät ole se, miten haluamme palvella asiakkaitamme. Kuitenkin, mikäli tilanne vaatii nopeaa reagointikykyä, on sitä varten olemassa tarkka suunnitelma. Vaikka voi olla, ettei asiakaspalveluumme koskaan tule vastaavaa puhelua, täällä ollaan joka tapauksessa valmiina.
tammikuu 17th, 2013 by Elina
Gappsin aamiaisseminaari kokosi viikko sitten torstaina 10.1. Google Appsin käyttöönotosta kiinnostuneita keskustelijoita Hotelli Torniin Helsinkiin. Tilaisuuden pääpuhujana toimi Gapps Oy:n toimitusjohtaja Antero Hanhirova. Antero tiivisti Gappsin käyttöönottoprojektit kolmeen osa-alueeseen, joista onnistunut Google Apps -käyttöönottoprojekti koostuu.
Gappsin kolme avainta onnistuneeseen Google Apps -käyttöönottoprojektiin:
1) Aikataulusta pidetään kiinni. Tähän mennessä kaikki Gappsin asiakascaset (yli 150 kappaletta) ovat tapahtuneet sovitussa aikataulussa. Siirtyminen uuteen IT-viestintäjärjestelmään ei ole vain teknistä siirtymistä uuteen järjestelmään vaan huolellisen projektisuunnitelman toteuttamista. Se sisältää etukäteisarviointia, pilotointia, viestintää, teknisiä valmisteluita, koulutuksia, muutoksenhallintaa ja projektinjohtamista. Onnistunut käyttöönottoprojekti lähtee siitä, että kaikki kyseiset osa-alueet suunnitellaan ja toteutetaan täsmällisesti.
2) Käyttöönottoprojektin taustalla on etukäteisarviointi. Etukäteisarviointi jaotellaan kolmeen kokonaisuuteen: (1) nykyisen teknisen ympäristön integroitavuuteen, (2) operatiiviseen ja liiketoimintanäkökulmaan, sekä (3) juridiseen näkökulmaan. Lopullinen päätös käyttöönotosta organisaatiossa tehdään vasta, kun projektin läpiviemisestä on selkeä ymmärrys kaikilta näiltä osa-alueilta.
3) Yli 400 hengen yrityksissä toteutus tehdään kolmivaiheisena. Vaiheittainen muutos paitsi selkeyttää teknistä toteutusta, myös helpottaa organisaation valmiutta omaksua uudenlaiset työskentelytavat.
Ensimmäisessä vaiheessa organisaation IT-asiantuntijat (5-15 henkilöä) siirretään Google Appseihin. Tässä vaiheessa keskitytään erityisesti teknisten yksityiskohtien hiomiseen. Ensimmäisen vaiheen tavoite on varmistaa, että järjestelmähaasteet on ratkottu hyvissä ajoin ja työkalut toimivat moitteetta.
Toisessa vaiheessa Google Appseihin siirretään noin 5-10 prosenttia organisaation henkilöstöstä. Nämä henkilöt koulutetaan Appsien tehokäyttäjiksi ja heitä rohkaistaan kokeilemaan uusia työskentelytapoja. Toisen vaiheen tavoitteena on luoda organisaatiossa hyvä vire tulevaan muutokseen ja löytää parhaat toimintatavat uusien työkalujen hyödyntämiseen.
Kolmannessa vaiheessa myös loput käyttäjät siirtyvät Google Appsien pariin. Gapps on läsnä erityisesti koulutusten ja mobiilituen muodossa. Yksittäisiä käyttäjiä koskeviin kysymyksiin on varauduttu tehostetulla valmiudella Gappsin tuessa. Tavoite kolmannessa vaiheessa on, että koko organisaatio siirtyy hallitusti ja onnistuneesti Google Appseihin.
Asiakaskokemuksistaan tilaisuudessa Gappsin asiakkaana kertoi Pouttu. Poutun kolmivaiheinen käyttöönottoprojekti toteutettiin kesällä 2012. Muutos Lotus Notesista Google Appseihin tarkoitti loppukäyttäjille joustavampaa työntekoa ja vaivattomampaa yhteistyöskentelyä. Lisäksi parempi mobiiliyhteensopivuus on tuonut organisaatiolle etätyö- ja liikkuvuusetuja ja tiedostojen muokkaaminen Drivessa on helpottanut mm. työvuorojen ylläpitoa, kun työvuorolistoihin on päästy käsiksi samanaikaisesti useamman käyttäjän toimesta miltä koneelta tahansa.
joulukuu 19th, 2012 by Elina
Google ilmoitti muutama päivä sitten lopettavansa Google Sync -palvelun Windows Phonelle. Uudet käyttäjät eivät voi enää rekisteröityä Google Synciin, mutta jo käytössä olevat tilit synkronoituvat eri palveluiden välillä jatkossakin normaalisti.
Yritysasiakkaiden ei kuitenkaan kannata olla huolissaan – kontaktit, sähköposti ja kalenteri ovat jatkossakin synkronoitavissa myös Windows Phone -käyttöjärjestelmälle entiseen malliin myös uusien käyttäjien kohdalla. Siirryttäessä Google Appseihin Gappsin tiimi kouluttaa koko työyhteisön käyttöjärjestelmästä riippumatta saamaan kaiken hyödyn irti uudesta IT-viestintäjärjestelmästä.
joulukuu 5th, 2012 by Elina
Viime viikon torstaina (29.11.) Gappsin tiimi järjesti aamiaisseminaarin, jossa keskusteltiin Google Appsin mukanaan tuomista kustannussäästöistä. Kustannussäästöt ovat kiistatta yksi keskeisimpiä tekijöitä, jotka tekevät Google Appseista perinteisiin ratkaisuihin verraten erittäin kilpailukykyisen.
Aamiasseminaarissa esiteltiin Googlen kansainvälisiä referenssejä sekä Gappsin omaa asiakaskuntaa – tarjoamamme palvelut sopivat yrityksen kuin yrityksen tarpeisiin. Gappsilla on tähän päivään mennessä yli sata toteutettua asiakaskokemusta ja yli viisituhatta tyytyväistä käyttäjää. Asiakaskuntaamme mahtuu monipuolisia toimijoita yhden hengen yrityksistä aina kuntiin ja Kauppakamariin.
Asiakaskokemuksesta ja IT-viestintäjärjestelmän vaihdosta seuranneista kustannussäästöistä kertoi Footbalancen IT Manager Jarno Paulamäki, yksi Gappsin monista tyytyväisistä asiakkaista. Google Appsit ovat olleet Footbalancelle paitsi toimivampi ja kevyempi ratkaisu, myös selkeästi edullisempi – vuosittaiset viestintäjärjestelmien lisenssikustannukset laskivat 15 000 eurosta 2 000 euroon.
Seuraava aamiasseminaari järjestetään tammikuun alussa ja kutsut toimitetaan joulukuussa – tilaa uutiskirjeemme pysyäksesi ajan tasalla!
Tutustu päivän diaesityksiin ja niiden yhteydessä näytettyihin videoihin: