Kuvio 1. Tyytyväisyys Google Apps -järjestelmään
Kysyimme helmikuussa kahdelta asiakasyrityksellämme, miten heidän henkilökuntansa työskentely on muuttunut Google Apps -järjestelmän käyttöönoton myötä. Selvityksen tulokset olivat varsin positiiviset. Seuraavassa on viisi kiinnostavaa poimintaa kyselyn tuloksista.
1. Uuteen järjestelmään ollaan oltu tyytyväisiä
Kyselyyn vastanneista 87 % oli tyytyväisiä siihen, että organisaatio vaihtoi vanhasta järjestelmästä Google Appsiin:
Google Appsien käyttöä helppona tai melko helppona piti heti käyttöönoton jälkeen 74 % vastaajista ja 91 % vuoden sisällä (3-12 kk) käyttöönoton jälkeen.
Käyttäjien kommentteja:
“Hyvin toimii! Todella käytännöllisiä työkaluja yrityksen käyttöön. Nykyaikaa.”
“Gmail-sähköposti linkittää saapuneet postit viestiketjuksi yhteen, joten aina tietää, mihin tullut viesti liittyy.”
“Se että kaikki tarvittava on samassa osoitteessa ON PARASTA ja huippu hyvä asia.”
“Hyvä järjestelmä on kyllä.”
2. Käyttäjien oma työskentely ja organisaation sisäinen viestintä tehostuivat
Vastaajista 78 % kertoi oman työteon tehostuneen Google Appsien käyttöönoton myötä ja 84 % koki myös organisaation sisäisen viestinnän tehostuneen.
Käyttäjien kommentteja:
“Sähköpostien lajittelu eri kansioihin on helppoa, joten sitä olen ryhtynyt tekemään. Näin ollen viestit ovat nätisti omissa ryhmissään ja tietää mistä mitäkin viestiä etsii.”
“Pikaviestimessä (chatissa) voi kysyä pientä asiaa ja siihen saa heti vastauksen työkaverilta.”
“Kalenteri ja tehtävälista, kaikki kulkee puhelimessa mukana ja saan helposti kutsuttua muita kokoukseen ja kalenterikutsuun saa liitettyä asialistan.”
3. Google Docs on vähentänyt liitetiedostojen lähettämistä
Vastaajista 59 % mainitsi Googlen Dokumentit-palvelun käytön nopeuttaneen työskentelyä ja 63 % kertoi muutoksen lisäksi vähentäneen liitetiedostojen lähettämistä.
Käyttäjien kommentteja:
“Turhat liitetiedostot ja niiden edestakainen lähettäminen on jäänyt pois. Nyt kaikki voivat tehdä korjauksensa samaan tiedostoon, tieto päivittyy reaaliajassa ja siitä ei erikseen tarvitse ilmoitella kenellekkään.
“Dokumentit helpottavat tiedonvaihtoa ja esim. palaveriasialistojen tekemistä. Asiat saadaan välittömästi alulle, kun jo palaverissa avataan dokumentti jatkotyöstöä varten.”
“Dokumentit on näppärä työkalu hajautetussa organisaatiossa. Sillä on esimerkiksi helppo välttää ylimääräisiä eri vaiheessa olevia liitetiedostoja.”
4. Muutosvastarintaa Google Appsiin siirtymisessä koettiin vähän
89% vastaajista kertoi, että heillä ei ollut muutoksen jälkeen ikävä edellistä sähköposti- ja kalenterijärjestelmää.
Käyttäjien kommentteja:
“Ihan mielettömän ihanaa, että nyt on kaikki samassa paikassa. Ei todellakaan ole ikävä edellistä järjestelmää. Ei tod.”
“Se on kätevää, että nyt useampi toiminto on yhden ohjelman alla, eikä tarvi monia salasanoja ja kirjautumisia.”
“Sähköposti ja kalenteri synkronoivat todella hyvin tietokoneen ja matkapuhelimen välillä. Tämä ei toiminut hyvin Microsoft Outlookin kanssa.”
5. Muita havaintoja
Lähes puolet vastaajista kertoi muutoksen Google Appseihin
- helpottaneen sähköpostien lähettämistä sekä tietokoneella että matkapuhelimella
- lisänneen työssä viihtymistä
- vähentäneen tietoteknisiä ongelmia
Käyttäjien kommentteja:
“Erittäin hyvä ja toimiva työkalu. Mikä tärkeintä synkronoi äärimmäisen tehokkaasti IPhonen kanssa. Verkossa toimiminen monipuolistaa omalta osaltaan työskentelyä.”
“Pystyn käyttämään sähköpostia ja osin myös dokumentteja mobiilisti, mikä on helpottanut selvästi työtäni. Lisäksi olen askeleen lähempänä paperikalenterista luopumisesta kalenterin ja dokumenttien mobiilikäytön ansiosta.”
“Paras keksintö siivutetun leivän jälkeen, if you ask me.”
“+++++”
Osa vastaajista mainitsi lisäksi muutoksen säästävän heiltä noin 30-60 minuuttia kuukaudessa työaikaa siitä syystä, että heidän ei tarvitse enää poistaa saapuneita viestejä suuremman sähköpostilaatikon koon vuoksi. Myös käyttäjäkoulutusten merkitystä käyttöönoton yhteydessä pidettiin tärkeänä.
Kysely toteutettiin urheilupohjallisia valmistavalla Footbalancella sekä Viittomakielialan Osuuskunta Vialla. Kysely lähetettiin 130 käyttäjälle ja vastauksia siihen tuli yhteensä 53 kappaletta. Vaikka otos kyselyssä on pieni, antavat tulokset kuitenkin suuntaa siitä, miten tyytyväisiä käyttäjät ovat olleet. Oli positiivisesti yllättävää, miten suuri vaikutus uudella järjestelmällä voi olla työtyytyväisyyden ja työtehokkuuden kehittymiseen.
